פריט ידע קשר עם הבוגרים

פריט ידע קשר עם הבוגרים

קפיצה אל: ניווט, חיפוש

על מה ולמה?

שמירת הקשר עם הבוגרים/ות זו אחת המשימות החשובות ביותר של כל מנהל/ת רשת/קהילת בוגרים. זה גם אחד האתגרים הגדולים ביותר, במיוחד כשאין הלימה בין כמות הבוגרים שעלינו להיות איתם בקשר לכמות הצוות והמשאבים המוקדשים לכך. מטבע הדברים, הקשר לרוב בלתי אמצעי, לא פורמאלי ומתבצע במגוון של דרכים, רובן באמצעות פלטפורמות טכנולוגיות. בנוסף למפגשים הפיסיים או המקוונים של הרשת/הקהילה שמתבצעים בתדירות משתנה (ברוב הארגונים מקפידים על קיומו של מפגש אחד בשנה לפחות), מרבית הרשתות/קהילות מנהלות קשר עם הבוגרים באמצעים הבאים:

  • ווטסאפ (קבוצות של כלל הרשת/הקהילה, קבוצות לפי מחזורים, קבוצות לפי נושאים)
  • פייסבוק
  • אפליקציה ייעודית לקשר עם הבוגרים/ות
  • מערכת מידע CRM
  • ניוזלטר
בפרק הזה נתייחס ראשית למוטיבציות להיות בקשר, מצד הארגון (בין אם זה ארגון האם או הרשת/הקהילה) ומצד הבוגרים/ות עצמם/ן. לאחר מכן, נפרט לגבי כל אחת מצורות התקשורת על יתרונותיה והאתגרים הכרוכים בה. טיפ חשוב: אנשים לא יכולים להתפזר על הרבה פלטפורמות של קשר, מומלץ לבחור את המתאימות ביותר וללכת עליהן בכל הכוח. מכיוון שבמרבית המקרים משתמשים ביותר מפלטפורמה אחת, חשוב להבין את היתרונות והחסרונות של כל פלטפורמה ולנתב את התקשורת לפלטפורמות השונות באופן המיטבי.


הקשר בין הארגון לבוגרים/ות מצליח לקרות בצורה מיטבית כשמתקיים מצב של Win-Win, כשבכל אינטראקציה בינינו לבין הבוגרים/ות נלקחים בחשבון המוטיבציות והאינטרסים שלהם לצד אלו הארגוניים. זה עניין של state of mind וזה יכול לעשות את ההבדל. כעובדי הארגון קל לנו בדרך כלל לחשוב דרך המשקפיים של הארגון, אך חשוב לא פחות להביא בחשבון את נקודת המבט של הבוגרים/ות. זה לא אומר שנעשה רק מה שהם רוצים או מבקשים, יש לנו אג'נדה, וזה מעולה, אבל אנחנו חייבים להתחבר למוטיבציות שלהם/ן כדי להיות רלוונטיים וכדי שהקשר יהיה מיטבי. עוד על המוטיבציות ההדדיות ועל האופן בו הן מיושמות ניתן למצוא במקרה הבוחן של שגרירי רוטשילד ובהרצאתו של רון ון ראלטה "Let's Connect".

  1. לבחון את עצמנו אל מול המטרות והחזון - הבוגרים הם הראי שלנו, השינויים והתהליכים שהם עוברים משקפים באיזו מידה הפעילות שלנו משיגה את מטרותיה. מבלי לבחון את התוצאות קצרות וארוכות הטווח אל מול הבוגרים, לא נוכל לדעת איפה אנחנו עומדים אל מול מדדי ההצלחה שהצבנו לעצמנו.
  2. תרומה חזרה לארגון - הציפייה היא שהבוגרים שלנו "יעבירו את זה הלאה" וירצו להחזיר טובה לארגון. בין אם בפעילות התנדבותית, למשל: מנטורינג למשתתפים צעירים יותר, השתתפות במפגשים מקצועיים ותרומה מהידע ומבניסיון, השתתפות במפגשי תורמים ועוד) ובין אם בתרומה ישירה לארגון (הדסטארט).
  3. ליווי המשך - על מנת להגשים את החזון נדרש בדרך כלל תהליך ארוך וספיראלי, לכן יש משמעות לקשר עם הבוגרים/ות ולהמשך ליווי שלהם/ן בצמתי הכרעה.
  4. הבוגרים כשגרירים של הארגון - הם הפנים שלנו פנימה והחוצה, וככל שהם מחוברים יותר ושייכים יותר כך סביר שייצגו אותנו טוב יותר.
  1. זהות ושייכות - עבור קבוצת הגרעין החזק ביותר של הבוגרים הקשר עם הארגון ו/או עם יתר הבוגרים/ות מהווה חלק חשוב מהזהות והשייכות שלהם. מדובר בדרך כלל על הבוגרים האקטיביים ביותר, אלו שיבואו אלינו עם רעיונות והצעות לקשר ולא יחכו שאנחנו נפנה אליהם.
  2. הכרת הטוב - עבור נתח משמעותי מהבוגרים שלנו הקשר המתמשך נולד מתוך הכרת הטוב, תחושת מחויבות שנובעת מהכרת תודה לארגון על מה שקיבלו בתוכנית.
  3. קבלת ערך מחודש - מרבית הבוגרים/ות מעוניינים/ות בקשר עם הארגון מתוך הבנה שיש להם/ן עדיין מה לקבל ממנו. ארגון שמצליח להמשיך להיות רלוונטי ומשמעותי עבור הבוגרים/ות בהתאם לשלב בחיים בו הם נמצאים/ות, ולהמשיך למלא את צרכיהם לאור החזון והערכים שלו, סביר שיצליח לשמר איתם קשר. מדובר על המשך העשרה, תוכניות המשך, מלגות, פלטפורמות ליזמות ועוד.
  4. סיבה חברתית, נטוורקינג - קשר מתמשך עם ארגון האם דרך רשת / קהילת הבוגרים מאפשר בדרך כלל הרחבת הנטוורקינג של הבוגר/ת. ולא סתם הרחבת נטוורקינג אלא עם אנשים שאני מחובר/ת אליהם/ן תוך היכרות אישית או מתוך עשייה משותפת וחיבור לרעיון משותף.

ברוב רשתות/קהילות הבוגרים ווטסאפ מהווה פלטפורמה מרכזית לתקשורת יומיומית. היא מאוד פרקטית פשוט כי האנשים כבר נמצאים שם ורגילים לתקשר באופן הזה. זו פלטפורמה זמינה וזריזה, שמחייבת כל הזמן החלטות דינאמיות. היא מאפשרת העברה של מידע במהירות, אבל הקצב שלה הוא גם האתגר שבה, כי לפעמים קשה לעקוב וגם קשה לשמר מידע. טיפים ומידע נוסף על להתנהלות מיטבית בווטסאפ תוכלו למצוא בהרצאת הזום של קיקה רוזנבלט לפורום, 2020.

על מנת שקבוצת הווטסאפ של הרשת/הקהילה תהיה אפקטיבית ופעילה, חשוב לאפשר בה מרחב ביטוי, לצד הגדרת כללים לאופן השיח ולתכניו. את כללי הקבוצה מומלץ להשאיר בתיאור הקבוצה.

חשוב להגדיר קוים אדומים – למשל אמירות גזעניות לא מתקבלות בשום אופן.

להגדיר שעות סבירות, לא לאפשר "חפירה" באמצע הלילה.

אם מתעורר ויכוח בווטסאפ בין מספר בוגרים/ות, מומלץ שמנהל/ת הרשת/הקהילה ידברו איתם, כדי שלא יהרסו את הקבוצה.

אם השיח ברח לתוכן לא רלוונטי – לתת לזה מקום ואז להחזיר למטרות שלשמן נתכנסנו, חשוב לוודא שבתוך הודעות לא רלוונטיות לא תלכנה לאיבוד הודעות חשובות ומקצועיות.

בהתחלה מומלץ שהקבוצה תנוהל על ידי הצוות, אבל חשוב שתהיה מעורבות של בוגרים/ות שאנשים מכירים וסומכים עליהם שינהלו ביחד עם הצוות את הקבוצה. טכנית, ההמלצה היא שיהיו 2-3 מנהלים ולא כולם יוגדרו כמנהלים.

לפעמים הצוות לא רוצה איום על הסטטוס קוו שלו, ועצם קיומה של קבוצת ווטסאפ חופשית המאפשרת לכל אחד ואחת מהבוגרים/ות מרחב להתבטא, יכול לאתגר. חשוב שמנהל/ת הרשת/הקהילה יהיו עירניים למתרחש בקבוצת הווטסאפ, יתנו את הטון ויובילו את השיח למקומות רלוונטיים וטובים עבור הרשת/הקהילה, מתוך הבנה שהכלי האמיתי שלהם להשפיע בקבוצת הווטסאפ, כמו בחיים עצמם, הוא באמצעות כושר מנהיגותם.

בעוד שלתקשורת מסוג "מי מכיר את..." או "מי יכול לעזור ב..." אין תחרות לווטסאפ, כשאנחנו מעוניינים להנגיש לבוגרים/ות תוכן שמחייב יותר קשב וקריאה מעמיקה, הפייסבוק היא פלטפורמה מתאימה יותר.

בדף פייסבוק רק האדמין יכול להעלות פוסטים, בקבוצה זה יותר פנימי וקהילתי, כולם יכולים להעלות פוסטים. בשני המקרים יש צורך במעורבות אינטנסיבית של הצוות כדי שזה יעבוד טוב. טיפים נוספים על התנהלות מיטבית מול בוגרים בפייסבוק תוכלו למצוא תחת מקרה הבוחן של המרכז האקדמי שלם ובהרצאתם של אודליה יצקן ורון טולדנו לפורום 2020.

בפייסבוק צריך להעלות לפחות 2 פוסטים טובים בשבוע כדי לשמור על מומנטום של הקבוצה. על מנת להבטיח את הבסיס של כתיבת הפוסטים בתדירות ובאיכות הרצויה, חובה שיהיו אנשי צוות ו/או בוגרים/ות שמחויבים לעניין. אם רוצים לשתף את הבוגרים/ות בכתיבה השוטפת, ניתן להציע תשלום פר פוסט, ואז זה מבטיח את המחויבות מבלי שזה כרוך בתקציב גדול. הניסיון מראה שכאשר הבוגרים/ות שותפים/ות לכתיבת הפוסטים, הם מקבלים יותר תגובות. חשוב לציין שגם אם מישהו מהבוגרים אמור להעלות פוסט, על מנת להבטיח שזה יקרה ברור מי אחראי לכך מצוות הכותבים הקבועים.

אחד היתרונות של פייסבוק הוא שהוא מאפשר לנו לקבל מידע על המעורבות של הבוגרים/ות בקבוצה ועל החשיפה שלהם לתכנים המועלים. הוא יודע להציג מי הפוסטים הכי טובים בזמן האחרון מבחינת חשיפה וצפיות ומבחינת כמות התגובות, ומיהם החברים המעורבים. מידע זה יכול לסייע לנו בניהול הקהילה, ובהגברת מעורבותם.ן של יתר הבוגרים.ות.

על הנייר, אפליקציה לניהול רשתות/קהילות בוגרים נשמעת כמו חלום. היא מאפשרת העברת הודעות כמו בווטסאפ, כתיבת פוסטים וארגון הידע כמו בפייסבוק, הפצת המידע הארגוני כמו ניוזלטר, חיפוש פרטי התקשרות של חברי/ות הרשת/קהילה כמו באלפון ומציאת מידע אודות הבוגרים/ות כמו בספר מחזור. על פניו, כל רשת/קהילת בוגרים יכולה להרוויח משימוש באפליקציה. ואולם, מרבית הניסיונות להטמעת אפליקציה שכזאת בקהילות/רשתות בוגרים לא צלחו. ראשית, מדובר בעסק יקר מבחינה תקציבית. החל מרכישת הפלטפורמה עצמה והתאמתה לצרכי הרשת/הקהילה, ועד עלויות המשאב האנושי שאמור להטמיע ולעבוד איתה. שנית, מדובר בעסק יקר מבחינת האנרגיה הארגונית. זה תהליך לא פשוט להטמיע אפליקציה לניהול קהילת/רשת בוגרים. אם אתם מעוניינים לצאת למסע הזה - מומלץ להבין קודם במה הוא כרוך. בהמשך הפרק ננסה לעזור.

כאמור, תהליך הבחירה וההתאמה של אפליקציה לניהול רשת/קהילה, ובעיקר תהליך הטמעתה, דורשים מהארגון וממנהל/ת הרשת/קהילה משאבים רבים. עומר ביאלר שמתמחה בהובלת תהליכי דיגיטציה בארגונים חברתיים מציע רשימת שאלות שצריך לשאול לפני שמחליטים שזה כדאי:
  1. מה הצורך והערך שאפליקציה תוכל לתת לקהילה/לרשת שלך? מהי המטרה והאם תיקפת את מול הקהילה/הרשת בסקר?
  2. האם עשית סקר עם ארגונים מקבילים לראות איך זה עבד אצלם?
  3. האם מוקצים משאבים בתוכנית העבודה כדי לאפיין את האפליקציה וללוות את הטמעתה?
  4. עד כמה הצוות וההנהלה שותפים בהחלטה, באיפיון ובתהליך ההטמעה?
  5. עד כמה הבוגרים/ות שותפים בהחלטה, באיפיון ובתהליך ההטמעה?

לפי תמר ברודי, מערכת CRM היא כלי עבודה מרכזי בניהול אפקטיבי של קהילת/רשת בוגרים. המערכת מאפשרת מיסוד של תהליכי תיעוד, דיוק וטיוב נתונים, ניהול ומדידת הקשר עם הבוגרים/ות, יצירת סינרגיה עם ארגון-האם וקביעת מדיניות. המערכת מאפשרת לנו לאסוף מידע אודות הבוגרים/ות - שם, כתובת, תפקיד, באיזו תוכנית/מחזור השתתפ/ה, התנדבות, פרויקטים ועשייה חברתית, השתתפות באירועים ועוד. מעבר לאיסוף מסודר של המידע המערכת מאפשרת לנו לייצר חיתוכים והצלבות מידע שמעמיקים את היכולת להעריך פרמטרים שונים הקשורים לחיי הקהילה/הרשת ולצרכיה. מהדוחות שמופקים ניתן להסיק מסקנות ברמת הפרט וגם ברמה הארגונית.

מכיוון שהמערכת מאפשרת לנו איסוף כמעט אינסופי של נתונים, לפעמים יש נטייה להעמיס ולהכביד במידע גם בשלב איפיון המערכת וגם בשלב הזנת הנתונים. ההמלצה שלנו היא להבין שמדובר בתהליך ספיראלי של טיוב הנתונים והמערכת. קשה מאוד לדעת מראש אילו מהנתונים יהיו רלוונטיים ובעלי ערך, ולכן באיפיון הראשוני כדאי לייצר התאמה בסיסית ולדייק תוך כדי תנועה לפי הצורך שמזהה מנהל/ת הקהילה/הרשת ו/או בהתאם לבקשות של הבורד, השותפים והתומכים.

הטמעת המערכת והעבודה איתה דורשים משאבים ארגוניים לא זניחים, ומומלץ למצוא את "המשוגע לדבר" שילמד את המערכת לעומק, מישהו טכנולוגי עם גישה אנליטית. ככל שההבנה של מנהל/ת הקהילה שמעדכנ/ת את המידע עמוקה יותר לגבי פוטנציאל המערכת והדוחות האפשריים, כך המידע שיוזן לתוכה יהיה מדויק ואפקטיבי יותר. ככל שהמערכת אינטואיטיבית יותר ומאפשרת להבחין בין עיקר לטפל, כך קל יותר להטמיע אותה ואת השימוש בה. במובן הזה, לפעמים Less is More.

לפי רותם כהן-כחלון, ניוזלטר יכול להיראות בעידן הניו מדיה כדבר מיושן, הוא ארוך, אינפורמטיבי ולוקח הרבה זמן ואנרגיות להכין אותו, אך יש לו כמה יתרונות שהופכים את המאמץ לשווה:

  • הניוזלטר מספק מידע מאורגן ומסודר על עשיית הארגון לבוגרים שלא תמיד בלופ של המדיות החברתיות, וכן לתורמים ולשותפים של הארגון.
  • תהליך ההכנה של הניוזלטר מאפשר לצוות הארגון לעצור ולהתבונן בעשייה בפרספקטיבה, לסמן את הפערים לעומת התכנון וגם לחגוג את ההצלחות.
  • הניוזלטר הוא כלי לטיוב נתונים ומידע ארגוני, הפלטפורמה מאפשרת לראות מי נכנס לצפות בו.

ברוב הארגונים מוציאים ניוזלטר בין פעם ל-4 פעמים בשנה, בהתאם ללוח השנה. את הניוזלטר מומלץ לשלוח במייל לכל השותפים והבוגרים/ות, ואת הלינק לניוזלטר להפיץ ברשתות החברתיות.

כתיבת הניוזלטר נעשית על-ידי מנהל/ת קהילה/רשת הבוגרים, יחד עם מתנדבים מתוך הקהילה/רשת. כמובן, ככל שמעורבות הבוגרים/ות בכתיבה גבוהה יותר, כך התוכן מדויק יותר ומשקף את הלכי הרוח הרווחים בקהילה/ברשת, וכך האימפקט של הניוזלטר גדל.

מבחינת עלויות יש לקחת בחשבון את שעות עבודת התכנון והכתיבה, הגרפיקה ומנוי לפלטפורמה של הניוזלטר (למשל Smoove).

דוגמא לניוזלטר סיכום שנה של קרן אייסף

כלים

ניוזלטר שנתי
ניוזלטר שנתי

הדוגמא של קרן אייסף

Let's Connect - מצגת הרצאה
Let's Connect - מצגת הרצאה

מחשבות וטכניקות על שמירת קשר ברשת בוגרים/ות - רון ון ראלטה, קורס הכשרה פורום 2021

Let's Connect - הרצאה מצולמת
Let's Connect - הרצאה מצולמת

מחשבות וטכניקות על שמירת קשר ברשת בוגרים/ות - רון ון ראלטה, קורס הכשרה פורום 2021

.מה קורה, WhatsApp ?התנהלות מול חרב הפיפיות של הוואטסאפ
.מה קורה, WhatsApp ?התנהלות מול חרב הפיפיות של הוואטסאפ

הקלטת הרצאת זום, קיקה רוזנבוט הבונים דרור

קבוצת פייסבוק קהילתית - איך גורמים לזה לעבוד?
קבוצת פייסבוק קהילתית - איך גורמים לזה לעבוד?

הקלטת הרצאת זום לפורום 2020, אודליה יצקן ורון טולדנו, המרכז האקדמי שלם


מקרי בוחן

Logo Shalem - Ron T.jpg
קשר עם הבוגרים#

קבוצת פייסבוק בנושא התפתחות מקצועית וקריירה

Shagriri rothschild-1.png
קשר עם הבוגרים#

Win-Win בקשר עם הבוגרים/ות ב-3 שיטות