פריט ידע מנטורינג

על מה ולמה?

כולם מדברים על יש משהו במפגש הבין-אישי והמקצועי הבלתי אמצעי בין שני א.נשים שפשוט עושה את ההבדל! ארגונים עסקיים וחברתיים רבים מטמיעים תהליכי מנטורינג, במטרה לקדם את הפרטים שלוקחים חלק בתהליך, כמו גם את הארגון עצמו. בפרק זה נתייחס למטרות התהליך, נציע כלים לפיתוח ולניהול תהליכי מנטורינג, ונתמקד בסוגיות הייחודיות של מנטורינג במסגרת קהילות/רשתות בוגרים. הפרק הזה מוקדש לזכרה של אנשים:ד"ר רעיה יואלי היקרה ז"ל, שלקחה חלק מרכזי בעיצוב תהליכי המנטורינג בפורום ארגוני בוגרים. רעיה לימדה אותנו שמנטורינג הוא קודם כל מפגש אנושי, וככזה התנאי להצלחתו הוא בניית אינטימיות, קרבה ואמון. "אמון הוא כמו אויר לנשימה, אף אחד לא שם לב כשהוא שם, כולם שמים לב כשהוא נעדר". נזכור את רעיה כאשת מקצוע מלאת ידע ועומק, וכאישה נדיבה, מלאת אמונה באדם ואהבה לזולת.

למה מנטורינג?ליווי פרטני תוכנית מנטורינגחוזה פסיכולוגי בתהליך המנטורינגתיאום ציפיות בתהליך המנטורינגמה למנטורינג ולקהילות בוגרים?

למה מנטורינג?

מנטורינג הוא תהליך שמעצים ומפתח את שני הצדדים, המנטור והמנטי, הנותן והמקבל. מדובר במערכת יחסים שאינה שוויונית אך בהחלט הדדית. הצלחת התהליך תלויה בראש ובראשונה ביצירת קשר בינאישי המבוסס על אמון והקשבה. הסרטון המצ"ב ממחיש ללא מילים תהליך מנטורינג מיטיב:

יותר ויותר ארגונים בכלל, וקהילות/רשתות בוגרים בפרט, מבינים את תרומתם של תהליכי המנטורינג למנטי ולמנטור וכן את תרומתם המערכתית לארגון במסגרתו הם מתרחשים -

מנקודת מבטו/ה של המנטי:

הקניית כלים ומיומנויות בתחום התוכן הרלוונטי (תעסוקה, יזמות, אקטיביזם ועוד)
השגת מטרות יישומיות (השתלבות בעולם העבודה, קידום מיזם עסקי או חברתי ועוד)
התפתחות אישית והרחבת הרישות (נטוורקינג)

מנקודת מבטו/ה של המנטור/ית - או במילים אחרות, למה הם/הן באים/ות?

כי לתת זה לקבל!
כי מי שנותן מזמנו (המשאב היקר ביותר שלנו), מחפש התנדבות משמעותית ונתינה בעלת ערך והשפעה
כי מנטורינג זו התנסות מקצועית שיכולה לקדם את המנטור/ית בהיבטים ניהוליים ומקצועיים

מנקודת מבט ארגונית:

זול יחסית במונחי הפעלה ותקציב - מבוסס לרוב על משאב התנדבותי (חשוב לציין, גם לנהל מתנדבים דורש משאבי זמן וכסף, קחו את זה בחשבון)
משפר תקשורת בתוך הארגון ותורם למעורבות אישית בארגון
מאפשר חיבורים בין קהלי יעד שונים של הארגון

חוזה פסיכולוגי

חוזה פסיכולוגי בין המנטור למנטי הוא מערכת ציפיות סמויה, לרוב בלתי מפורשת ולעתים גם לא מודעת . לכל צד יש ציפיות - מה אני יכול/ה לקבל ומה אני יכול/ה ומוכן/ה לתת, ויש גבולות המשתנים בזמן ובהקשר. תהליך תיאום ציפיות מעמיק ומתמשך מאפשר לתקשר את הציפיות ולהעלות אותן למודעות, ובכך לצמצם את המרחב לפרשנות. אמירות מהסוג של "חשוב לי שתרגיש/י בנוח בתהליך", ושאלות ישירות וגלויות לאורך הדרך " כמו "איך את/ה מרגיש/ה לגבי מה שעולה בתהליך" מקדמות חוזה פסיכולוגי מיטיב, המאפשר בניית יחסי אמון. הבטחה לשמירת סודיות ופרטיות כמובן קריטיות גם הן בתהליך, "מה שקורה בחדר הזה נשאר בחדר הזה".

תיאום ציפיות

ניתן לאפיין את הרבדים החשובים בתהליך תיאום הציפיות למנטורינג על ידי רצף השאלות הבא:

מה? - מה המטרות והיעדים של השותפים בתהליך? על מה נדבר ועל מה לא נדבר?
איך? - באיזו דרך יושגו המטרות? תרגילים, משימות, דיאלוג, רפלקסיה אישית, מודלינג, דרכי התמודדות עם שינויים
מי? - מהי חלוקת האחריות והתפקידים בתוך המנטורינג?
מתי? - עיתוי המפגשים, קצב התהליך
איפה? - מיקום המפגשים, ה-Setting
כמה? - קריטריונים למדידה ולהערכת התהליך, איך נדע שהצלחנו?

מה למנטורינג ולקהילות בוגרים?

ברשתות/קהילות בוגרים מתקיימים בדרך כלל שני סוגים של תהליכי מנטורינג:

מנטורינג שבו חברי/ות הרשת/הקהילה הם המנטיז, כחלק מתהליכי ההכשרה והפיתוח האישי שהם מקבלים בהיותם חלק מארגוני האם, כשהמנטורים/ות מגויסים מחוץ לרשת/קהילה.

מנטורינג במסגרתו חברי/ות הרשת/הקהילה הותיקים או הבכירים יותר מלווים את חברי/ות הרשת/קהילה המתחילים.

בשני הסוגים יש ערך רב לרשת/קהילה, בכל מצב שבו חבריה וחברותיה מתפתחים אישית ומקצועית, הרשת מתפתחת איתם. כדי שערכם של התהליכים יהיה מקסימאלי, חשוב לוודא שהתוכן שיוצקים לתוכם מחובר למהות העשייה ולתחומי הליבה של ארגון האם ולמטרותיה ולחזונה של הרשת/הקהילה.

כמובן שבסוג השני, הערך לרשת/קהילה הוא כפול כי תהליכי המנטורינג מייצר חיבורים אישיים ובין-אישיים בתוכה, ומעצים את הנטוורקינג.

הקמה וניהול תוכנית מנטורינג - שלב אחר שלב

הגדרת מטרות התהליך - What's in it for המנטורים/ות, המנטיס, הרשת / הקהילה - זיהוי המוטיבציות השונות של כל הגורמים
בחירה במודל של מנטורינג פנימי בתוך הקהילה לעומת מנטורינג שבו חברי/ות הרשת / הקהילה מהווים רק את המנטורים/ות או רק את המנטיס, בהתאם למטרות.
הגדרת רכז/ת לתהליכי המנטורינג
הגדרת הסטינג לתהליך - אורך התהליך (מספר המפגשים ומשך המפגש), תדירות, מיקום, פלטפורמה (פגישות פיסיות או מקוונות)
ניסוח והפצת קול קורא להצטרפות לתוכנית כמנטורים/ות ו/או כמנטיס
גיבוש תהליך הבחירה במנטורים/ות וה"שידוכים" בין מנטור/ית למנטי
יצירת מערך הדרכה וליווי לתהליכי המנטורינג
יצירת מערך מעקב, הערכה ומדידה להצלחת התליכים ולאימפקט שלהם
הוקרה למנטורים/ות
מערך "קידום" למנטורים/ות
יצירת רשת/קהילת מנטורים/ות

דגשים לבחירת המנטורים/ות

במרבית קהילות / רשתות הבוגרים המנטורינג נעשה בהתנדבות, אך אין זה אומר שאין לנו את האפשרות ו/או את הזכות למיין את המנטורים/ות. להיפך, על מנת שהתהליכים יהיו אפקטיביים ומוצלחים וייצרו ווייב חיובי ומקדם בקהילה/ברשת, חשוב שתהיה התאמה בין התפקיד לבין המנטור/ית, לא פחות מאשר לו היו עושים זאת בתשלום.

איך אם ככה ניתן למיין?

הגדרת קריטריונים ברורים - מהו פרופיל המנטור/ית הרצוי, כולל שנות ותק וניסיון מקצועי.
בקשת קו"ח מהמועמדים/ות לתהליך המנטורינג (כן, זה מקובל! לא! זה לא חוצפה!).
פגישות אישיות עם המנטורים/ות - שלב זה מאוד תובעני ויקר, ולכן מומלץ לקיימו רק במידת הצורך ובהתאם לאורך ולעומק התהליכים ולמטרתם.

קריטריונים לביצוע "שידוכים" מוצלחים

בתהליכי מנטורינג, במיוחד ארוכים ועמוקים, ישנה חשיבות רבה ל"שידוכים", למידת ההתאמה בין המנטור/ית למנטי. להלן מספר קריטריונים שעשויים להשפיע על טיב ההתאמה:

מגדר - ישנם תהליכים וקהלי יעד בהם יש משמעות למגדר, ועדיפות לתהליך בין אישה לאישה או בין גבר לגבר, על פני תהליך מעורב.
מיקום גאוגרפי - במפגשים פיסיים יש לכך משקל רב, זה יכול לעשות את ההבדל בין תהליך רציף ומתוקתק לתהליך שהסטינג שלו קטוע ולא אפקטיבי. בתהליכים מקוונים כמובן שהשיקול הזה הופך שולי.
רקע מקצועי - על מנת שתהליך המנטורינג יהיה אפקטיבי, רצוי שהמנטור/ית יהיו מצויים בתוכן המרכזי של התהליך. זה לא אומר שהמנטור/ית חייבת להיות מומחה גדול/ה בתחום או לדעת את כל התשובות לכל השאלות, אבל כן להבין את השפה, ההקשרים והדילמות בשדה המדובר.
התאמה אישית - ככל שתהליכי המנטורינג ארוכים ועמוקים יותר, כך גוברת חשיבותה של התאמה בסגנון האישי ובטמפרמנט של המנטור/ית והמנטי. כך למשל, חשוב להתאים בין מנטי שזקוק/ה לתהליך, להקשבה ולהכלה למנטור/ית תהליכית בעל/ת סבלנות וסובלנות, ובין מנטי שממוקדת מטרה ספציפית למנטור/ית ממוקד/ת מטרה וקונקרטי/ת. חיבור לא מדויק בהקשר הזה יכול להיות לרועץ בתהליך וייצר תסכול בקרב המנטור/ית והמנטי. בתהליכים קצרים וממוקדים ישנה חשיבות מצומצמת יותר להיבט הזה, אם כי כמובן שככל שההתאמה האישית מדויקת יותר, כך קל יותר לייצר חיבור מיטיב ומאפשר.

מערך הדרכה וליווי לתהליכי המנטורינג

חלק מהמוטיבציה של א.נשים להתנדבות היא לקבל ערך מוסף אישי ומקצועי ולהרגיש שהם משמעותיים. הדרכה וליווי לתהליכים, ולא משנה כמה המנטורים/ות מנוסים/ות, מהותיים להגברת שביעות הרצון מהתהליך.

אורך ההכשרה וההדרכה תלוי באורכם ובעומקם של התהליכים עצמם, וצריך להיות בהלימה.

מומלץ מאוד למסגר את התהליכים במפגשים קבוצתיים - מפגש פתיחה / השקה / הכנה ומפגש סיום. אם אפשר, מפגש אמצע כדי לכוונן את התהליכים ולייצר למידת עמיתים. תוכן המפגשים הקבוצתיים כדי שיכלול:

- תיאום ציפיות והגדרת ה-setting של התהליכים

- עקרונות ופרקטיקות בתהליכי ליווי ומנטורינג (הקשבה, שאילת שאלות, משוב אפקטיבי, יצירת אמון, תהליכי פרידה וכו')

- תכנים רלוונטיים לקהל היעד ולנושאים המרכזיים בהם יעסקו תהליכי המנטורינג

- נטוורקינג בין המנטורים/ות - כי למרות שהתהליכים הם 1/1, לרוב ניתן לייצר מכפלות כוח בשיתופי פעולה.

מומלץ וכדאי במידת האפשר לקיים גם מפגש הכנה למנטיס על מנת לתאם ציפיות לקראת התהליכים ולאפשר להן.ם להתכונן, לתכנן ולחשוב כיצד הם רוצים להוביל את התהליכים כך שיפיקו מהם את המירב.

מעבר לליווי הקבוצתי, מומלץ לייצר פורמט למעקב פרטני אחר תהליכי המנטורינג על מנת להיות לעזר במידה ויש בכך צורך. חשוב לציין, האחריות לתהליך היא בראש ובראשונה של המנטי והמנטור/ית, וחשוב שכך זה יישאר, אבל מעורבות, דיוק, תיווך וסיוע של הרכז/ת יכולים לעשות את ההבדל בין תהליך מדשדש לתהליך מעיף. כדי להקל על הרכז/ת, במיוחד אם מדובר בליווי תהליכים ארוכי טווח, ובהיקפים גדולים, ניתן לייצר טופס קצר למעקב אחר התהליכים.

הוקרה למנטורים/ות

מרבית תהליכי המנטורינג בארגונים חברתיים נעשים בהתנדבות ומרצון טוב. ככל שהמנטורים/ות מרגישים משמעותיים יותר, כך על פי רוב שביעות רצונם והנכונות שלהם לחזור ולהיות מנטורים שוב ושוב גוברת. על מנת להרגיש משמעותיים, ראשית חשובה ההדרכה והליווי המקצועי. גם מנטורים/ות בכירים/ות זקוקים פעמים רבות לעין "חיצונית" ולחשיבה משותפת ולפעמים גם לתיווך, על מנת להפיק את המקסימום מהתהליכים.

בנוסף, חשוב מאוד לייצר מנגנון שיכיר ויוקיר את ההשקעה של המנטורים/ות. ניתן לעשות זאת באמצעות טקס מכבד, שי צנוע, תעודת הוקרה מכובדת. כל דבר שעביר את המסר את/ה משמעותי עבורנו ואת/ה חלק מאיתנו - מהרשת/הקהילה ו/או מארגון האם.

מערך "קידום" למנטורים/ות

האינטרס של הארגון על פי רוב הוא לשמר את המנטורים/ות ולייצר מצב שבו אחוז משמעותי מבין המנטורים/ות הם חוזרים. על מנת לעודד את זה חשוב כמובן שהתהליכים יהיו משמעותיים והליווי יהיה מקצועי, שתהיה הכרה והוקרה להתנדבות. חשוב גם שיהיו ערוצי התפתחות למנטורים/ות, ממש כמו בתפיסה של ניהול קריירה, כך גם בניהול מתנדבים. זה לא רלוונטי לכולם, יש מנטורים/ות שמה שהם אוהבים ורוצים זה את הליווי הפרטני, 1/1. לא מעניין אותם משהו אחר. עם זאת, ישנם מנטורים/ות שישמחו להתפתח לעמדה בה הם מלווים מנטורים/ות אחרים, מעבירים יחידות תוכן בהכשרות למנטורים/ות, מרכזים את גיוס המנטורים/ות ועוד. כמו כל התנדבות, זה לא קורה מעצמו, ודורש ממנהל/ת הקהילה /הרשת להשקיע משאבי ניהול כדי שזה יצליח, אבל הערך של זה יכול להיות רב לכולם.

יצירת רשת מנטורים/ות

בתהליכי מנטורינג חיצוניים, בהם המנטורים/ות אינם/ן חברי/ות הקהילה/הרשת, נוצרת פעמים רבות הזדמנות לייצר רשת עוטפת שמעצימה ומחזקת את הפרטים בקהילה/רשת הבוגרים וגם את האימפקט של הרשת/הקהילה אל מול המשימה והחזון. חשוב להגיד, כמו בהקמת רשת/קהילת בוגרים, זה לא קורה מעצמו ודורש מחשבה, השקעה ומשאבי זמן וכסף. אבל הפוטנציאל גדול, ובמקרים רבים מידיי, אינו ממומש במלואו. זה קודם כל עניין של תפיסה, של נקודת מבט שאומרת שלמרות שתהליך מנטורינג הוא פרטני במהותו, התפיסה הקהילתית או הרשתית רלוונטית גם פה. על מנת שזה יצליח, כמו עם הבוגרים/ות, חשוב לשלב את המנטורים/ות בתהליכי גיבוש הרשת, בקביעת מטרותיה ודמותה, ובהובלת הפעילות בה. מומלץ לייצר צוות מוביל מבין המנטורים/ות שייקח חלק בכל הנוגע לרשת המנטורים/ות.