פריט ידע סקר בוגרים

על מה ולמה?

סקרי בוגרים הם כלי מרכזי וחשוב בניהול קהילת/רשת בוגרים, החל מאיתור צרכים, דרך בניית תוכנית עבודה ועד הערכה ומדידה. לא בכדי, מנהלי/ות הרשתות/הקהילות מקדישים לכך הרבה זמן, אנרגיה ומשאבים (או במילים אחרות, דם יזע ודמעות...). ברשתות/קהילות רבות מילוי סקר שנתי הוא החובה היחידה של הבוגרים/ות, ועדיין, ברוב המקרים על המנהלים/ות להתאמץ כדי לגרום לבוגרים/ות למלא את השאלון. בפרק זה תוכלו למצוא מידע, דוגמאות וטיפים על בניית השאלון כמו גם דרכים לגיוס הבוגרים/ות לענות.

התועלות בסקרמבנה הסקר והשאלותשיטות להפצההנעת הבוגריםהערכה ומדידה

המטרות והתועלות שבסקר בוגרים

כדי לבנות את הסקר המדויק והאפקטיבי ביותר עבור הארגון, חשוב שנגדיר לעצמנו את המטרות שלנו ביחס אליו. מיטל שמר התייחסה בהרצאתה בקורס ההכשרה של הפורום למגוון רחב של מטרות ותועלות שניתן להפיק מסקר בוגרים שבנוי היטב:

להראות שזה עובד! הוכחת ביצועים קיימים לגורמים חיצוניים ופנימיים
לשפר ולהשתפר בביצועים הארגוניים ובהשגת המטרות
לייצר שפה אחידה
למקד ולמנף את העשייה

המטרות / התועלות בסקר בוגרים - הרחבה

להראות שזה עובד! הוכחת ביצועים קיימים לגורמים חיצוניים ופנימיים
- מדד ה-ROI, Return On Investment - מדד הבודק את החזר ההשקעה. הסקר עוזר לנו להבין באיזו מידה ובאיזה אופן הארגון הצליח בטווח הקצר ו/או הארוך
- דיווח לבעלי עניין לטובת פיתוח משאבים
- למתג, לשווק ולפרסם את פעילות הארגון
לשפר ולהשתפר בביצועים האירוגוניים ובהשגת המטרות
- ללמוד במה הארגון מצליח יותר או פחות, ומדוע
- לשפר את הפעולות, התוכניות והתהליכים ואפילו את המודל הארגוני
- להעמיק את הזיקה לארגון
- לתת מענה נרחב לצרכים שעולים בסקר בקרב הבוגרים
לייצר שפה אחידה
- לשתף ולהעביר מידע ולאפשר למידה הדדית בין קהילות בוגרים
למקד ולמנף את העשייה
- סקר בוגרים "חזק" יכול לעזור לקבל תמונה ברורה יותר לגבי המשאבים הנדרשים, ולמקם את תפקיד מנהל/ת קהילת/רשת הבוגרים בצורה מיטבית. במקרים מסוימים, אף להרחיב את היקפו.

מבנה הסקר והשאלות

2 גישות בבניית סקרי בוגרים -

אם כבר משקיעים את כל האנרגיות באיסוף המידע מהבוגרים, בואו נשאל הכל מהכל, כמה שיותר שאלות וכמה שיותר מקיף ורחב, ככה נבטיח שהמידע שאנחנו צריכים יהיה שם.
Less is More - אין צורך להציף, עדיף לחשוב איזה מידע באמת יועיל לנו להשיג את מטרות הסקר שתוארו למעלה, ונתמקד בו. ואם יש שאלות שחשבנו שממש חשובות אבל פעם אחר פעם אנחנו לא מנתחים ומפיצים, סימן שהן לא רלוונטיות.

סוגי שאלות בסקר בוגרים

סקרי בוגרים כוללים בדרך כלל מספר היבטים:

נתונים דמוגרפיים
נתונים השכלתיים ותעסוקתיים
שאלות שקשורות לליבת העשייה של הארגון, לסיבות שלשמן נתכנסנו
שאלות שקשורות לרשת/לקהילה - על שייכות, על האופן בו הרשת/קהילה תורמת לך כבוגר/ת, על התרומה שלך לרשת/קהילה, על התרומה של הרשת/קהילה הלאה לחברה

שיטות להפצה ולמילוי הסקר

מנהלי קהילות/רשתות בוגרים יודעים שהרגע הזה שבו מפיצים סקר בוגרים ומחכים לתגובות הוא כזה שמצריך ברוב המקרים לפנות זמן, אנרגיה ובעיקר סבלנות וסובלנות.

זמן מילוי ממוצע לסקר בוגרים הוא כ-15 דק', זה לא מעט במונחי שאלונים וסקרים. נכון, הבוגרים/ות שלנו קיבלו מאיתנו המון וזה המעט שהם מצופים להחזיר, אבל במבחן התוצאה, זה לא פשוט לגרום לא.נשים לשבת ולמלא את השאלונים. זה הרבה מעבר לזמן, זה מחייב רפלקסיה והתבוננות פנימה, בחינת פערים והתקדמות ובירור אישי שכנראה לא תמיד פשוט לקיים.

ישנן 2 שיטות ופלטפורמות מרכזיות להפצה ולמילוי הסקר, לכל אחת סוגיות אופייניות, יתרונות ומגבלות:

סקר טלפוני

סקר טלפוני הוא דרך מעולה להשיג את המידע הדרוש מהבוגרים/ות ועל הדרך מאפשר חיזוק החיבור שלהם/ן לרשת/קהילה. מניסיון, בסקרים טלפונים אחוזי המענה לסקר גבוהים במיוחד, קשה לסרב כשמנהל/ת הקהילה/הרשת או מישהו מטעמם מרים אליך טלפון.

החסרון המרכזי הוא כמובן משאבי זמן וכסף. כשהרשת/הקהילה קטנה זה עוד סביר, אבל ככל שמספר הבוגרים/ות עולה, היכולת להגיע לכולם טלפונית קטנה.

שאלון בפורמט גוגל-דוקס / E-Survey / SurveyMonkey

כיום ישנן פלטפורמות שונות להפצת סקרים, רובן חינמיות או בעלויות סמליות. העיקרון בכולן דומה, חוויית המשתמש בהן פשוטה ביותר (מעוצבת יותר או פחות בהתאם לפלטפורמה הנבחרת) והן מאפשרות הצגת נתונים בהירה וזריזה ותשתית לניתוחים מעמיקים יותר בהתאם לצורך.

האתגר הגדול בסקרים מהסוג הזה הוא... לגרום לבוגרים/ות לענות עליהם.

הנעת הבוגרים/ות לענות על הסקר

בגדול, ישנן 2 גישות מרכזיות לגבי האופן בו יעיל לדרבן את הבוגירם/ות לענות על הסקר:

1. מילוי הסקר השנתי הוא תנאי להשתתפות ברשת/קהילה -

ארגונים הדוגלים בגישה זו בדרך כלל מקצים תקופת זמן מוגבלת למילוי הסקר. הם "משריינים" את השבוע הזה ביומנים של חברי הרשת, ועושים קמפיין לקראתו. בשורה התחתונה, אין הנחות לאף אחד/ת ואין תירוצים, המטרה היא להגיע ל-100% מילוי שאלונים, ומי שלא ממלא - מוצא את עצמו בחוץ.

2. מילוי הסקר הוא מחויבות שלך לרשת/קהילה כחלק מעקרון "תעבירו את זה הלאה", אך מבוסס על רצונך הטוב והבנת החשיבות של העניין.

הגישה הזאת "סבלנית" ו"רכה" יותר, אך מייצרת עבודה קשה עבור מנהל/ת הרשת/הקהילה שנדרש/ת לעורר בקרב הבוגרים/ות מוטיבציה פנימית לענות על הסקר. חשוב שיוגדר יעד של אחוזי מילוי כדי לאפשר למנהל/ת למקד את האנרגיות בצורה אפקטיבית.

שיטות להגברת מוטיבציה של הבוגרים/ות למלא את הסקר

חיבור למהות ולמטרות - גם אם לנו, כמנהלי/ות רשת/קהילה מאוד ברורות מטרות הסקר, לבוגרים/ות שלנו הן לא תמיד בהירות. מומלץ להוסיף לסקר מכתב נלווה, עם תשובות לשאלות נפוצות למשל: למה השאלון חשוב לקהילה/ הרשת ו/או לארגון האם? למה אנחנו שואלות את השאלות שבחרנו (במיוחד בנוגע לשאלות "רגישות" כמו שכר או נתונים אישיים מורכבים יותר)? באיזה אופן נעשה שימוש בנתונים? (למשל, אם יש נתונים שההתייחסות אליהם היא סטטיסטית בלבד ולא פרטנית, זה יכול להקל על הנכונות למלא את הסקר) ועוד. אם אפשר ומתאים לשיח בקהילה/ברשת לעשות שימוש בהומור, להקליל קצת את העניין כולו במכתב, להוסיף אייקונים ואימוג'ים, זה כמובן נהדר.
תחרויות, משחקים, חידונים ותזכורות יצירתיות - לפעמים כדי לדרבן את הבוגרים/ות למלא את הסקר ממציאים כל מיני המצאות :) למשל, קידום הסקר באמצעות "משחק" בווטסאפ שבו מנהל/ת הרשת/קהילה שולח/ת הקלטות של אנשים שהם מכירים שמבקשים מהם למלא את הסקר, או 2-3 תמונות שקשורות לפרסונה (חצי נעל או סימן מזהה כלשהו) והבוגרים/ות צריכים לזהות במי מדובר. הרעיון הוא להציף את הסקר באופן קליל וכייפי, וגם שלא בא תמיד ישירות מטעם הצוות.
הגרלות ופרסים - ישנם ארגונים שמשתמשים במתן שוברים כתמריץ למענה לסקר באמצעות השתתפות בהגרלה.

סקר בוגרים ככלי להערכה ומדידה

סקר בוגרים הוא כלי חשוב בתהליכי הערכה ומדידה בקהילות/רשתות בוגרים. הוא מאפשר איסוף מידע בעיקר ברמת התפוקות והתוצאות - בהיבט של הפרט והארגון. החלק המורכב ביותר למדידה באמצעותו הוא התוצאות ברמת החברה בישראל.

ד"ר נעמה מירן מסבירה שבהקמת קהילת/רשת בוגרים הרבה פעמים אין כוונה ברורה מראש, היא נולדת מעצם קיומם של בוגרים לארגון. ככל שבארגון יש תרבות ארגונית שמקדמת מדידה והערכה, וככל שמוטמעת תפיסה של חשיבה תוצאתית, כך גדל הסיכוי לביסוס של מודל לוגי +מודל לוגי שיכוון את העשייה ובמדידה שתבחן את השלכות העשייה בפועל. עוד לפני איסוף המידע וניתוחו, עצם בניית שאלון מדדים או סקר בוגרים מסייעת לגיבוש תפיסת עולם מסודרת וסדורה לגבי הבוגרים/ות. היא מוסיפה ומתייחסת למורכבות המדידה: בראש ובראשונה, מדידת תוצאות במיוחד חברתיות היא מורכבת ומלאת משתנים מתערבים שקשה לבודד. ברמה האיכותנית, לא פשוט לזקק מהו הקול המייצג של הבוגרים/ות וברמה הכמותית קשה לייצר היענות של הבוגרים/ות ולאסוף מידע מקיף. אחת הפרקטיקות שעשויות לקדם את התהליך היא שיתוף הבוגרים הן בלשבי פיתוח המודל הלוגי והמדדים של ארגון הבוגרים והן בשלבי ביצוע המדידה.