פריט ידע בניית תקציב וניהולו

על מה ולמה?

כל ארגון באשר הוא, עסקי או חברתי, חייב על מנת להתקיים ולהתקדם. בפרק זה נתייחס לתפיסות רווחות שלנו כמנהלי/ות רשתות/קהילות בוגרים לתקציב ולכסף, נבחן מה ניתן ללמוד על יחס הארגון לרשת/קהילת הבוגרים באמצעות בחינת התקציב המוקצה לה, ונציע טיפים ועקרונות לבניית ולניהול אפקטיבי של תקציב לרשתות/קהילות בוגרים.

תפיסות לגבי תקציבהנתח התקציבימושגים בבניית ובניהול תקציבשיקולים בבניית תקציבתוכנית עבודה ותקציב

תפיסות רווחות לגבי תקציב וכסף

בניית וניהול תקציב זה לא רק עניין חשבונאי-כלכלי. על מנת להבין לעומק את הבחירות התקציביות, חשוב להבין מה מניע אותנו לפעולה? מהם הערכים המרכזיים על בסיסם אני מקבל/ת החלטה? מהן הנורמות הרווחות בארגון בנוגע למשאבים? מהן התפיסות האישיות, המגדריות והארגוניות לגבי כסף? מהם ההרגלים האישיים והארגוניים בהתנהלות כספית? האם כסף הוא כלי או גם ערך?

בארגוני החברה האזרחית בישראל התפתחו תפיסות ונורמות שעשויות לעכב התנהלות כספית מיטבית. תפיסות המקדשות את הפעילות דלת המשאבים, את הצמצום והחסכון. המונח תקציב פעמים רבות מקבל קונוטציה שלילית - צמצום, הגבלה, אילוץ, אפילו כאב ראש... אנחנו רוצים להציע למנהלי רשתות /קהילות בוגרים גישה אחרת, שמייחסת לתקציב קונוטציה של הזדמנות. בראש ובראשונה, להתנהל בתודעה של שפע. נדגיש, שפע אינו שווה בזבוז. כל שקל נחשב, ויש הרבה כבוד לכסף ולא משנה אם מקורו בפילנטרופיה או בכל גורם אחר. במקום להניח שתפקידנו להתאים את הפעילות שלנו בקהילה/ברשת לתקציב קיים ומוכתב, להבין שיש לנו יכולת להשפיע על התקציב, לשכנע שצריך להגדיל אותו, להסביר כיצד הגדלת תקציב הקהילה/הרשת תקדם את הארגון ואת מטרותיו. עלינו להיות פרואקטיביים, ולהגיע עם תוכנית פעולה מדויקת לצד תקציב מפורט ובהיר.

הנתח התקציבי של הקהילה/רשת מתוך התקציב הכולל

מרבית הארגונים החברתיים מבינים שהאימפקט המשמעותי וארוך הטווח שלהם תלוי בראש ובראשונה בבוגרים/ות שלהם. מהתפיסה הזאת נולדה הפרופסיה של ניהול קהילות/רשתות בוגרים. למרות התבססותה, עדיין קיים במרבית הארגונים פער עצום בין השאיפות מהבוגרים לבין הנכונות של ארגון-האם להשקיע משאבים ותקציבים בקהילת/רשת הבוגרים. במקרי קיצון התקציב שצבוע לטובת קהילת/רשת הבוגרים הוא 2% בלבד (!), במרבית המקרים סביב 20% ובמקרים יוצאי דופן 40% ומעלה.

חלק מתפקיד מנהל/ת קהילת/רשת הבוגרים הוא לשכנע את מקבלי ההחלטות להשקיע בבוגרים/ות, ולשנות את התפיסה הרווחת שזו השקעה כפולה באותם א.נשים - פעם אחת כמשתתפים/ות ופעם שניה כבוגרים/ות. זה מחייב הסברה ושיווק של פעילות הרשת ותוצאותיה, לתוך הארגון ומחוצה לו. על מקבלי ההחלטות להבין מהו האימפקט שמייצרת הקהילה/הרשת וכיצד זה מקדם את המטרות והחזון של ארגון-האם.

מושגים בבניית ובניהול תקציב

המושגים בניהול תקציב שרלוונטיים בעולם העסקי מתאימים גם להתנהלות אפקטיבית בעולם החברתי ובפרט בקהילות/רשתות בוגרים, וחשוב שנכיר אותם וניישם אותם על מנת להגדיל את התקציב שלנו, ולנהל אותו בצורה מיטבית.

על מנת לקדם מיזם או פרויקט, רצוי שמנהל/ת קהילת/רשת הבוגרים יגבש פיילוט, שיאפשר להציג הוכחת היתכנות ולהמחיש את הערך המוסף של הדרישה התקציבית. בפרק קשר עם הבוגרים תחת מערכת CRM תמר ברודי הציעה להשתמש בגיש, MVP בשלב איפיון המערכת. להתחיל באיפיון בסיסי קצר ועל בסיסו לצאת לדרך ולדייק תוך כדי תנועה, על מנת להימנע מבזבוז משאבי זמן וכסף.

רוצה לקדם מיזם/פרויקט בקהילת/רשת הבוגרים? תראה מדדים שמעידים על נחיצותו.

שיקולים בבניית תקציב

בעוד שיש פרמטרים קבועים בתקציב של כל קהילת/רשת בוגרים (שכר למנהל/ת הקהילה/הרשת, אירועים, כיבוד, שיווק, תקשורת), החלוקה הפנימית והוצאות נוספות מושפעות ממגוון שיקולים, כפי שמציגה שחר עצמון פלג:

השלב בו נמצאת הקהילה

בשלבים שונים בחיי הקהילה/הרשת אותה דרישה תקציבית יכולה לקבל משמעות וחשיבות שונה. עלינו לשאול: האם מדובר בקהילה שהיא בהקמה או שהיא מבוססת, ובהתאם האם הדרישה התקציבית היא "Nice to have" או "Must have". למשל, אם הבוגרים רוצים תקציב לפעילות גיבוש בשלב שבו הקהילה מבוססת, יתכן שזה לא ייתפס כחשוב באותה מידה לעומת בתחילת הדרך.

בתחילת הדרך בקהילה/רשת או בתחילת מיזם חדש בתוכה, דרוש מרווח גדול יותר לטעויות ולבלת"מים, והכסף פר אדם בשלב הזה יהיה יותר גדול מאשר לאחר ביסוס התהליכים.

סטנדרטיזציה

על מנהל/ת הקהילה/הרשת לייצר סטנדרטים (לרוב יהיו בהלימה לאלו של ארגון-האם) באיזון בין כמות לאיכות ולתעדף בהתאם, למשל, האם לקיים יותר פעילויות ואירועים בתקציב מצומצם יותר או פחות אירועים עם תקציב שמאפשר סטנדרט יותר "מפנק".

האם זה משרת את החזון והמטרות

בכל סעיף תקציבי עלינו לבדוק האם זה משרת את המטרה? הסתכלות בראיית מאקרו ולא מיקרו, זום אין וזום אאוט.

להיות קשובים לקהילה

חשוב ללמוד ממה שהיה בעבר, מה עבד מה לא עבד? לערוך סקרים ומשובים, קבוצות מיקוד וגם שיחות בלתי פורמאליות שבהן עולים לא אחת היבטים נוספים. במילים אחרות, לא לקבל את ההחלטות בצורה מנותקת.

על תוכנית עבודה ותקציב

תקציב ותוכנית עבודה זה במידה מסוימת כמו ביצה ותרנגולת, קשה לקבוע מה קודם למה. האם עלינו לגבש תקציב ובהתאם לו תוכנית עבודה, או שמא עדיף לייצר תוכנית עבודה ובהתאם תקציב. הרי כדי לקיים פעילות דרוש כסף, אבל בו בעת, קיום של פעילות פעמים רבות מביאה כסף... כדי לצאת מהלופ עלינו לגייס חשיבה מורכבת ודינאמית, ולהתייחס בתקציב לא רק לכסף אלא גם לשווה כסף ולמשאבים מסוגים שונים - ידע קיים, כוח אדם התנדבותי, קשרים ועוד. חשוב לוודא שקיימת הלימה בין התקציב והתוכניות, שלא יהיו פערים בלתי ניתנים לגישור. בשלב ההקמה או פרויקטים חדשים בקהילה/ברשת מומלץ לייצר שני תקציבים, "רזה" ו"מקיף", הראשון מכיל רק את ה-Must Have והשני יכול לכלול את ה-Nice To Have. התקציב הרזה מאפשר את היציאה לדרך בפיילוט או בהוכחת היתכנות, ובהתאם להזדמנויות התקציביות שנוצרות, ניתן להרחיב אותו.